E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, elektronik imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi ve Başkanlık imzalı ve onaylı beratların alınarak kaydedilmesidir.
Elektronik defterlerin değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınır ve ilgililer nezdinde kesin delil olarak kullanılır.
Bir firma, E-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) göndermez. Yani muhasebe kayıtları GİB’ e aktarılmaz. Bunun yerine özet olarak kabul edilen ve berat denilen bilgiler GİB’e gönderilir.
GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan E-Defterler, kâğıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır. Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın dilediği zaman E-Deftere geçebilir.
İki tür E-Defter kullanıcısı vardır.
Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E- Deftere geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu E-Fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E- Deftere geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir.
İkinci tür ise gönüllü E-Defter kullanıcısıdır.
509 Sayılı Tebliğ Kapsamındaki Düzenlemeler
Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika ve kişiler ise elektronik imza sertifikası alırlar. Bu sertifikalar, E-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alır.
Şöyle ki, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan E-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’ e iletilmesidir. Böylece berat dosyası GİB Portale yüklenerek GİB tarafından mühürlenmesi ve böylece yasal duruma gelmesi sağlanır.
E-Fatura uygulaması için alınan mali mührü ve elektronik imzayı E-Defter için de kullanmak mümkündür. Mükelleflerin yetki vermeleri durumunda elektronik defterler mali müşavirler veya özel entegratörler tarafından imzalanabilir.
Mükellefler de hazırladıkları E-Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’ e ilettiklerini kanıtlamak için isteğe bağlı olarak zaman damgalı berat dosyası kullanabilirler. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından E-Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.
Bilindiği üzere; belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir E-Sözleşmenin ya da E-Belge’ nin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar.
E-defter web servisleri, eşanlı defter gönderimi için kullanılır. İşletmenin muhasebe ve ERP sistemleri ile entegre çalışarak verilerin otomatik olarak oluşturulmasını ve iletilmesini sağlar.
Finansal veriler, yasal düzenlemelere uygun formatlarda (genellikle XML) hazırlanır. Veri doğruluğunu sağlamak için gerekli kontroller yapılır.
Hazırlanan e-defter dosyaları, belirlenen periyotlarda veya anlık olarak yetkili kurumlara iletilir. Bu süreç, manuel müdahaleye gerek kalmadan otomatik olarak gerçekleştirilir.
Gönderilen verilerin güvenliği ve bütünlüğü, elektronik imza veya mali mühür ile sağlanır. Bu sayede verilerin kaynağı ve doğruluğu teyit edilir.
Gönderilen e-defter verileri, yasal saklama süreleri boyunca güvenli bir şekilde arşivlenir. Gerektiğinde bu verilere kolayca erişim sağlanır. Uyumlu yazılım kullanarak eşanlı defter gönderimi yapmanın avantajları oldukça fazladır. İşletmeler, uyumlu yazılımlar sayesinde finansal verilerini güvenli, doğru ve hızlı bir şekilde yönetebilir ve iletebilir.
Daha önceden kâğıtlara yazılan ve onay gerektiren Yevmiye ve Büyük Defter (Defteri Kebir) artık firma bünyesinde elektronik ortamda oluşturulacak ve beratı GİB tarafından onaylanacaktır. Bu sayede hem zamandan kazanılacak hem de onay ve kırtasiye giderlerinden tasarruf edilecektir.
E-Defter sürecinde E-Defter içeriği Gelirler İdaresi Başkanlığına gönderilmez. Yalnızca berat adı verilen özet bilgi Gelirler İdaresi Başkanlığına gönderilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı' nın mevcut standartlarına tam uyumlu ve değişen mevzuata göre güncellenen yapısıyla işlemlerinizi güvenle gerçekleştirebilirsiniz.
Defter basımı, defterin onaylanma, arşivleme, noter onayı gibi masraflarını minimize edersiniz ve operasyonel süreçleriniz hız kazanır.
E-Defterlerinize dilediğiniz yerden anında online olarak erişim sağlayabilir ve işlemlerinizi kolayca gerçekleştirebilirsiniz.
E-Defter hizmetimiz kullanmış olduğunuz tüm muhasebe ve ERP programlarına hızlı ve kolay entegre olur.
E-Defterlerinizi EDM sistemlerinde 10 yıl boyunca ücretsiz olarak 4 yedeklemeli ve 3DS şifreleme teknolojisiyle en güvenli şekilde saklarsınız.
İlinizde sizlere özel atanan satış ve servis temsilciliği tarafından tüm başvuru, kurulum, eğitim ve teknik servis destekleri sağlanır. EDM merkezde, 7/24 arayabileceği bir asıl birde yedek müşteri temsilcisi size özel atanır.