Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurumların faaliyetleri sırasında oluşturdukları her türlü dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir.
EDM EBYS, standart EBYS’den farklı olarak sadece bir arşiv ya da süreç yazılımı değildir. İhtiyaca göre şekillendirilebilen bir çözüm paketidir. Bu paket, müşteri etkileşim yönetimini gerçekleştiren bir iş zekasıdır.
EBYS İLE NELER YAPILABİLİR?
Var olan veri kaynaklarına bağlanabilir; İstenildiğinde kurumlar, var olan tüm veri kaynaklarına (SAP, New Frame, sosyal medya, printer, tarayıcı, telefon vb.) bağlanarak dokümanları sıfır noktasında oluşturup işleyebilirler.
Veri kaynaklarını dinleyebilir; İşledikleri veri kaynaklarını e-mail, faks, sms ile twitter, facebook gibi sosyal medya kanallarını da dinleyerek, anket sistemleri, kampanya yönetim sistemleriyle beraber hareket edebilirler.
Etkileşime geçilebilir; Dinleyip harekete geçebilen diyalog sistemine, yani etkileşime geçebilen bir alt yapıya sahiptir. Tanımlanan sürece göre ve hatta bağlandığı kaynak ve dinlediği içeriği değerlendirerek alternatif ve paralel yollarla otomatik değişebilen bir sistemdir.
EBYS TEMEL FONKSİYONLAR
Web tabanlı ara yüz ile mobil cihazlardan ve her mekândan sisteme erişebilme
HTML 5, Ajax ara yüzler, Dotnet 4.0, WCF yazılım alt yapısıyla esnek çalışma
İş süreç otomasyonu ile tam entegrasyon
İhtiyaca göre geliştirilebilecek profil form oluşturma alt yapısı
Yetkilendirme alt yapısı ile sistem ve bilgi güvenliği koruması
Dokümanlara ekli dosyalar ekleyebilme
Dokümanlar arasında ilişki tanımlayabilme
Doküman görüntüleyiciler
Check-in / Check-out mekanizması
İNDEKSLEME
Word, Excel, Powerpoint, PDF vb. formatlarda içerik indeksleme
Doküman aramada lojik ifadeler kullanabilme
Resimleri OCR ile otomatik indeksleme
Image PDF leri indeksleme
ÖLÇEKLENEBİLİRLİK
Dokümanları ister dosya sisteminde ister veri tabanında saklayabilme
Sınırsız kütüphane oluşturabilme
Her bir dijital kütüphaneyi farklı depolama alanlarında saklayabilme
Birden fazla veri tabanı ve dosya sistemi ile entegre çalışabilme
Milyonlarca doküman ve terabaytlar seviyesinde depolama kapasitesi sunabilme
DAĞITIK ÇALIŞMA VE CACHE DESTEĞİ
Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk sağlayabilme.
İşlenen tüm veriler tek bir merkeze, veri havuzunda toplama.
Şube yapısı olan yapılarda local cacheleme yapılabilir.
Local cacheler belirli aralıklarla merkezle senkronizasyon sağlanarak toplanabilir.
Düşük veri hızlarında da yüksek performanslı çalışabilme.
E-İMZA UYUMLU YAPI
Yasal geçerli yapıya sahip E-İmza yapısı
PDF dosyalarına entegre E-İmza yapısı
Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı
Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile E-İmzalı onaya gönderme yapısı, sayısallaştırma
SAYISALLAŞTIRMA YÖNETİMİ
Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarma
Dokümanları kolayca sınıflandırma
Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel iş akışı ile entegrasyon
Standart dışı tarama ve doküman oluşumunu engeller
Hızlı tarayıcılarla entegrasyon
Görüntü iyileştirme özelliği
OCR ile full-text arama ve indexleme özelliği
Form işleme özellikleri
NEDEN EDM EBYS?
SÜREÇ VE ARŞİV KOLAYLIĞI
Taranmış kâğıt dokümanlar, fakslar, mailler, web mesajları, sosyal medya mesajları, JPAG dahil her formatta dijital dosyalar, tekst haline dönüşür, sonra okunabilir ve üzerine yazılabilir formatta, görevli kişiler arasında süreçlerde dolaşır, yorum ya da başka dokümanlar eklenebilir, paraflanır, imzalanır ve muhatabına gönderilir.
Sürecin her aşamasında basılabilir ve ayrı versiyon olarak arşivlenir.
RAPORLAMA VE ANALİZ İMKÂNI
Sürecin her aşamasının ne kadar sürdüğü ve ne kaliteyle tamamlandığı raporlanarak analiz ve performans yönetimi sağlanır.
GÜVENİLİRLİK
Süreçteki hiçbir görevli kişi dokümanı almadım ya da okumadım diyemez. EBYS sisteminde yasal olarak süreçte bir kişinin kendisine gelen her doküman sonucunda, «aldı ve okudu» hükmü gerçekleşir.
BASİT KULLANIM
EBYS sistemiyle yıllar öncesine ait dokümanlar; tarih, konu, gönderen, alan, sayı vb. kriterlerle saniyeler içinde bulunabildiği gibi, doküman içinde geçen birkaç kelimenin sırasız yazılmasıyla da bulunabilir. EBYS sistemiyle, kişiler sadece yetkili tanımlandıkları dokümanlara erişebilirler.
ERİŞİM KOLAYLIĞI
EBYS sisteminde bahsi geçen tüm işlevler mobil ortamda, Android, IOS ve Microsoft gibi yazılımlarla da çalışmaktadır.
